The Ukrainian you meet at a bank counter, a post office, or a government website is a register of its own: short, polite, and almost entirely built on imperatives addressed to ви (заповні́ть, "fill in"; вкажі́ть, "indicate"; поста́вте, "put"). It leans on impersonal necessity (необхі́дно вказа́ти, "it is necessary to indicate"), fixed prepositional slots (у графі́, "in the field"), and crisp sequencing. Below is a realistic set of form-filling instructions, annotated so you can decode any official document you are handed.
The text
Ува́жно прочита́йте інстру́кцію, пе́ред тим як заповня́ти бланк.
Read the instructions carefully before you start filling out the form.
Усі́ поля́ необхі́дно заповни́ти заголо́вними лі́терами, си́нім або́ чо́рним чорни́лом.
All fields must be filled in in capital letters, in blue or black ink.
У графі́ «Прі́звище, ім’я́, по ба́тькові» вкажі́ть свої́ да́ні по́вністю, без скоро́чень.
In the field "Surname, first name, patronymic," indicate your details in full, without abbreviations.
Да́ту наро́дження впиші́ть у форма́ті «день, мі́сяць, рік».
Enter your date of birth in the format "day, month, year."
Я́кщо в яко́мусь по́лі нема́є інформа́ції, поста́вте про́черк.
If there is no information in some field, put a dash.
Напри́кінці переві́рте всі да́ні, поста́вте пі́дпис і да́ту, по́тім пода́йте бланк працівнико́ві.
At the end, check all the details, sign and date it, then submit the form to the clerk.
This is everyday bureaucratic Ukrainian at B1 level: every sentence is an instruction, every instruction is built on a verb, and the reader is addressed throughout with the polite ви.
Line-by-line grammar
«Уважно прочита́йте інстру́кцію, пе́ред тим як заповня́ти» — perfective imperative + imperfective infinitive
The default instruction verb is the 2nd-person-plural imperative, which doubles as the polite ви form: прочита́йте ("read," from perfective прочита́ти). The perfective aspect fits — you read the instructions once, completely, as a single act. Then comes пе́ред тим як + infinitive ("before…"), and crucially the infinitive is the imperfective заповня́ти ("to be filling out"), because filling a form is an ongoing process, not a one-shot. This aspect contrast — perfective for the discrete command, imperfective for the unfolding activity — runs through the whole text.
Пе́ред тим як підпи́сувати догові́р, ува́жно прочита́йте всі умо́ви.
Before signing the contract, read all the conditions carefully.
Запо́вніть зая́ву й переда́йте її́ секрета́рю.
Fill out the application and hand it to the secretary.
For how these imperative forms are built, see The Imperative: Formation; for the polite-ви reading, see Imperative: Usage and Politeness.
«Усі поля́ необхі́дно заповни́ти» — the impersonal necessity construction
Official prose often replaces a direct command with an impersonal necessity statement: необхі́дно + infinitive ("it is necessary to…"). необхі́дно is an invariable predicative word; there is no subject — no "you must," just "[it] is necessary to fill in." The thing to be done stays in the accusative: усі поля́ ("all the fields," accusative plural of по́ле). This is softer and more formal than a bare imperative — it states a rule rather than barking an order. Synonyms in the same slot: тре́ба, потрі́бно, слід ("one should").
Усі́ докуме́нти необхі́дно пода́ти до кінця́ ти́жня.
All documents must be submitted by the end of the week.
Цю части́ну тре́ба заповни́ти лати́нськими лі́терами.
This part needs to be filled in in Latin letters.
The whole family of subjectless constructions is covered in Impersonal Constructions.
«заголо́вними лі́терами, си́нім чорни́лом» — the instrumental of means
How you write is expressed with the instrumental of means/manner — no preposition needed. заголо́вними лі́терами ("in capital letters," instrumental plural) and си́нім чорни́лом ("in blue ink," instrumental of чорни́ло) both answer "by what means / in what manner?" English reaches for "in" or "with"; Ukrainian simply puts the instrument into the instrumental case. Note the agreement chain: the adjective matches its noun in the instrumental (заголо́вними ↔ лі́терами, си́нім ↔ чорни́лом).
Запо́вніть анке́ту дру́кованими лі́терами, а не ку́рсивом.
Fill out the questionnaire in printed letters, not in cursive.
Підпи́сувати докуме́нти оліве́цем заборо́нено.
Signing documents in pencil is forbidden.
«У графі́ … вкажі́ть свої́ да́ні» — the prepositional slot у графі́ and the reflexive свій
Forms are described field by field with у/в + locative: у графі́ ("in the field/box," locative of графа́), у по́лі ("in the field," locative of по́ле). This is the fixed bureaucratic frame for pointing at a part of the document. The command вкажі́ть ("indicate," perfective imperative of вказа́ти) takes its object in the accusative: свої́ да́ні ("your details"). свої́ is the reflexive possessive свій — used because the data belongs to the subject of the command (you, the reader). Ukrainian strongly prefers свій over ваші when the owner is the doer of the verb.
У графі́ «Адре́са» вкажі́ть мі́сто, ву́лицю й но́мер буди́нку.
In the 'Address' field, indicate your city, street, and house number.
Назві́ть своє́ і́м’я та прокажі́ть свою́ да́ту наро́дження.
State your name and say your date of birth.
On choosing свій over a plain possessive, the rule lives in The Reflexive Possessive свій; for the accusative object, see The Accusative: Uses.
«Я́кщо в яко́мусь по́лі немає інформа́ції, поста́вте прочерк» — conditional + genitive of absence
A conditional rule opens with я́кщо ("if"). The condition itself uses немає + genitive: немає інформа́ції ("there is no information," genitive of інформа́ція) — the negative-existential немає always forces its noun into the genitive of absence. яко́мусь is the locative of яки́йсь ("some, any"). The main clause is again an imperative: поста́вте прочерк ("put a dash," accusative прочерк). This if-then shape is the standard way forms handle exceptions.
Я́кщо у вас нема́є по ба́тькові, залиші́ть це по́ле поро́жнім.
If you don't have a patronymic, leave this field empty.
Я́кщо нема́є підтве́рдних докуме́нтів, зверні́ться до адміністра́тора.
If there are no supporting documents, contact the administrator.
«Напри́кінці перевірте … по́тім пода́йте» — sequencing connectors and a chain of imperatives
The last sentence is pure procedure, strung together with sequence markers: напри́кінці ("at the end / finally") and по́тім ("then"). Inside it sit three imperatives in order — перевірте ("check"), поста́вте ("put/affix"), пода́йте ("submit") — each perfective, each a discrete step. The recipient of the form appears in the dative: працівнико́ві ("to the clerk," dative of працівни́к). Official instructions love this clean numbered-feel without actual numbers: спе́ршу… по́тім… напри́кінці.
Спе́ршу запо́вніть бланк, по́тім переві́рте да́ні, а напри́кінці поста́вте пі́дпис.
First fill out the form, then check the details, and finally sign it.
Пода́йте зая́ву черго́вому адміністра́торові й зачека́йте на ві́дповідь.
Submit the application to the duty administrator and wait for a reply.
The full inventory of addition-and-sequence connectors is in Connectors: Addition and Sequence; on addressing the reader as ви throughout, see Ти vs Ви.
Glossary
| Ukrainian | Part / note | English |
|---|---|---|
| бланк | masc. noun | form, blank (document) |
| графа́ (у графі́) | fem. noun, loc. графі́ | field, column, box (on a form) |
| заповни́ти / заповня́ти | perf./imperf. + acc. | to fill in / fill out |
| вказа́ти / вка́зувати | perf./imperf. + acc. | to indicate, specify |
| заголо́вні лі́тери | instr. заголо́вними лі́терами | capital (block) letters |
| по ба́тькові | fixed phrase (indecl.) | patronymic |
| прочерк | masc. noun | dash (entered for "none") |
| підпис / поста́вити підпис | masc. noun / phrase | signature / to sign |
Common Mistakes
❌ Запо́вни всі поля́, будь ла́ска.
Wrong register — the singular/informal заповни is too familiar for an official form; use the ви-form.
✅ Запо́вніть всі поля́, будь ла́ска.
Please fill in all the fields.
❌ У графі́ вкажі́ть ва́ші да́ні.
Marked — when the owner is the addressee, Ukrainian prefers the reflexive свій.
✅ У графі́ вкажі́ть свої́ да́ні.
In the field, indicate your details.
❌ Я́кщо нема́є інформа́ція, поста́вте про́черк.
Incorrect — немає forces the genitive of absence: немає інформації.
✅ Я́кщо нема́є інформа́ції, поста́вте про́черк.
If there is no information, put a dash.
❌ Запо́вніть бланк з си́нім чорни́лом.
Incorrect — means/instrument needs the bare instrumental, no preposition: синім чорнилом.
✅ Запо́вніть бланк си́нім чорни́лом.
Fill out the form in blue ink.
Key Takeaways
- The workhorse of instructions is the ви-imperative: заповні́ть, вкажі́ть, впиші́ть, поста́вте, пода́йте — perfective for each discrete step.
- Rules are often stated impersonally with необхі́дно / тре́ба / слід + infinitive, the object in the accusative.
- "How" you write goes into the bare instrumental: заголо́вними лі́терами, си́нім чорни́лом.
- Parts of the form are pointed at with у + locative: у графі́, у по́лі.
- When the data is the addressee's own, use the reflexive свій (свої́ да́ні), and chain steps with спе́ршу… по́тім… напри́кінці.
Now practice Ukrainian
Reading grammar gets you part of the way. The exercises are where it sticks — free, no signup needed.
Start learning Ukrainian→Related Topics
- The Imperative: FormationA1 — Ukrainian builds the imperative (наказо́вий спо́сіб) from the PRESENT stem. The 2sg takes -и (when stressed or after a cluster: пиши́!, неси́!), -й after a vowel (чита́й!, грай!), a soft -ь after one consonant (сядь!, будь!), or a bare consonant (роби́!). The 2pl/polite adds -те (чита́йте!, несі́ть!). There's a dedicated 1pl hortative in -мо (ході́мо! 'let's go', чита́ймо!) and a 3rd-person command with хай / неха́й (Хай іде́! 'let him go').
- Using the Imperative (Politeness and Softening)A2 — How commands land depends on form. The bare 2sg (Дай!, Іди!) is intimate or blunt; the -те plural doubles as the POLITE singular with ви (Да́йте, будь ла́ска). Softeners — будь ла́ска, прошу́, чи не могли́ б ви, дава́йте — turn an order into a request. Invitations and offers use the imperfective for warmth (Заходьте! Сіда́йте! Пригоща́йтеся!), and prohibitions take the imperfective (Не хвилю́йтеся). The хай / неха́й forms carry wishes and slogans (Неха́й щасти́ть!).
- Impersonal Verb ConstructionsB1 — Безособо́ві ре́чення — sentences with NO grammatical subject, which Ukrainian uses constantly. Six types: weather/nature (Світа́є, Похолода́ло, Сніжи́ть); states with a DATIVE experiencer (Мені́ хо́лодно, Йому́ пога́но, Хо́четься спа́ти); modal predicatives (Тре́ба йти, Мо́жна?, Не мо́жна, Слід поду́мати); the -но/-то passive (Зро́блено); existence/absence with нема́є + genitive (Гро́шей нема́є); and the agentless 3rd-plural 'they/people' (Ка́жуть, що...). The key insight: where English inserts a dummy 'it' or 'one/you', Ukrainian drops the subject entirely and makes the experiencer DATIVE — 'I'm cold' is Мені́ хо́лодно (literally 'to-me cold'), 'I feel like sleeping' is Мені́ хо́четься спа́ти.
- Ти vs Ви: Informal and Formal YouA1 — English 'you' splits in two in Ukrainian: ти is singular and informal (family, friends, children, peers, God), while ви is both the plural 'you' and the polite singular for strangers, elders, and officials. The verb takes plural agreement with ви even for one person (Ви ма́єте ра́цію), the capitalized Ви signals respect in letters, and moving from ви to ти (перейти́ на «ти») is a real social step you often propose out loud.
- Accusative: Uses Beyond the Direct ObjectB1 — The accusative does more than mark the object — with в/у, на, за, під, через it marks motion TOWARD a target (іду в школу), it expresses bare-preposition duration (чекав годину 'waited an hour'), and it stands in a pivotal contrast with the locative: the same prepositions в/у and на take the accusative for direction (куди? в школу) but the locative for static location (де? в школі).
- Connectors of Addition and SequenceB1 — Discourse connectors that add and sequence ideas in Ukrainian writing and speech: addition (тако́ж / теж 'also', крім то́го 'besides', до то́го ж 'moreover', бі́льше то́го 'what's more', не ті́льки… а й 'not only… but also') and sequence (по-пе́рше / по-дру́ге / по-тре́тє 'firstly/secondly/thirdly', споча́тку 'at first', по́тім / да́лі 'then/next', наре́шті / зре́штою 'finally', відта́к, вре́шті-решт) — the fixed chunks that structure a coherent paragraph, with written vs spoken register and the commas they need.