Pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille työpajan ja seminaarin jälkeen.

The minutes are sent to all participants after the workshop and the seminar.

Breakdown of Pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille työpajan ja seminaarin jälkeen.

• ja: and
• lähettää: to send
• kaikki: all
• jälkeen: after
• osallistuja: the participant
• seminaari: the seminar
• pöytäkirja: the minutes
• työpaja: the workshop

Questions & Answers about Pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille työpajan ja seminaarin jälkeen.

What is pöytäkirja, and is it really “table book” literally?

Literally, pöytä = table and kirja = book, but pöytäkirja is an established compound word meaning:

• minutes, record, or official written report of a meeting, workshop, seminar, etc.

So in this sentence:

Pöytäkirja lähetetään…
The minutes (of the meeting) will be sent…

You should not translate it as table book; it’s an idiomatic compound with its own meaning, just like English blackboard isn’t literally a “board that is black” in most contexts, but a specific object.

Why is lähetetään used instead of lähettää or lähettävät?

Lähetetään is the impersonal / passive form of the verb lähettää (to send).

• lähetetään ≈ is sent / will be sent (by someone, but we don’t say who)
• It corresponds roughly to English they send, people send, or it is sent.

If you named the subject explicitly, you’d use a normal personal form:

• Lähetämme pöytäkirjan kaikille osallistujille…
  We will send the minutes to all participants…
• He lähettävät pöytäkirjan kaikille osallistujille…
  They will send the minutes to all participants…

Using lähetetään keeps the focus on the action and the document, not on who sends it. This is extremely common in Finnish in official or neutral statements.

Why is the present tense (lähetetään) used if the English translation is will be sent?

Finnish normally uses the present tense for both:

• actions happening now
• actions happening in the future

The future is usually understood from context or from time expressions like jälkeen (after), huomenna (tomorrow), etc.

Here:

…työpajan ja seminaarin jälkeen.
…after the workshop and the seminar.

Because the sending happens after those events, we understand it as future, so in English we translate:

Pöytäkirja lähetetään… → The minutes *will be sent…*

Finnish has no separate future tense; the present covers that role.

What does kaikille osallistujille mean, and why do both words have -lle?

Kaikille osallistujille means “to all (the) participants”.

Breakdown:

• kaikki = all
• kaikki → kaikille: allative case, plural
  (rough meaning: to all)
• osallistuja = a participant
• osallistujat = participants (nominative plural)
• osallistujille = to the participants (allative plural)

The -lle ending is called the allative case. Among other things, it marks recipients or beneficiaries – roughly like “to” in English:

• Anna kirja opettajalle. – Give the book to the teacher.
• Lähetän viestin ystävilleni. – I’ll send a message to my friends.

So:

kaikille osallistujille
literally: to all participants

What’s the difference between kaikki osallistujat and kaikille osallistujille?

• kaikki osallistujat = all participants (as a group, in the subject role)
• kaikille osallistujille = to all participants (as receivers)

In this sentence, the participants are receiving something (the minutes), so they are not the subject; they are the indirect object / recipient, and therefore take the allative:

• Kaikki osallistujat saavat pöytäkirjan.
  All participants (subject) will receive the minutes.

versus

• Pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille.
  The minutes are sent *to all participants.*

Why is osallistujille plural? Could it be singular like “each participant”?

Finnish normally uses the plural for a group of multiple people:

• osallistujat – participants
• osallistujille – to the participants

If you wanted to emphasize each individually, you could say:

• jokaiselle osallistujalle – to each participant

So you might see:

• Pöytäkirja lähetetään jokaiselle osallistujalle.
  The minutes will be sent to each participant.

But in practice:

• kaikille osallistujille
  simply communicates that all members of the group will receive it, much like English to all participants.

Why are työpajan and seminaari in the forms työpajan and seminaarin?

The phrase is:

työpajan ja seminaarin jälkeen
after the workshop and the seminar

Key points:

• työpaja → työpajan
• seminaari → seminaarin

Both are in the genitive case (the form typically ending in -n).

The reason: the postposition jälkeen (after) requires its complement in the genitive:

• kokouksen jälkeen – after the meeting
• kurssin jälkeen – after the course
• työpajan jälkeen – after the workshop

When there are two nouns joined with ja (and), both must be in the genitive:

• työpajan ja seminaarin jälkeen
  after the workshop and the seminar

Could you say jälkeen työpajan ja seminaarin instead?

No, not in standard Finnish.

• jälkeen is a postposition, not a preposition.
  That means it usually comes after the noun phrase, not before it.

Correct word order:

• työpajan ja seminaarin jälkeen – after the workshop and the seminar

Incorrect / unidiomatic:

• *jälkeen työpajan ja seminaarin

So the structure is:

[GENITIVE NOUN PHRASE] + jälkeen

Can the word order be changed, e.g. Kaikille osallistujille pöytäkirja lähetetään…?

Yes. Finnish word order is relatively flexible, and moving parts around usually changes emphasis, not core meaning.

Neutral, typical order:

• Pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille työpajan ja seminaarin jälkeen.

Other possible orders:

• Kaikille osallistujille lähetetään pöytäkirja työpajan ja seminaarin jälkeen.
  Emphasis on to all participants.
• Työpajan ja seminaarin jälkeen pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille.
  Emphasis on after the workshop and seminar.

All still mean that the minutes are sent to all participants after the workshop and seminar; the difference is what comes to the foreground in the sentence.

Why is pöytäkirja singular in Finnish when English might say “the minutes” (plural)?

Finnish and English don’t always match in singular–plural usage.

• pöytäkirja is a countable singular noun: a record / a set of minutes.
• If you had many different records, you’d say pöytäkirjat (minutes, records in plural).

English minutes is grammatically plural, but usually refers to one document per meeting. Finnish just treats it as a single item:

• Pöytäkirja lähetetään… – The minutes will be sent…

If there really were multiple separate records, Finnish could say:

• Pöytäkirjat lähetetään kaikille osallistujille.
  The records / sets of minutes are sent to all participants.

How would you say the same thing with an explicit subject like “we”?

With an explicit we as the subject, you would drop the impersonal lähetetään and use the 1st person plural:

• Lähetämme pöytäkirjan kaikille osallistujille työpajan ja seminaarin jälkeen.
  We will send the minutes to all participants after the workshop and the seminar.

Comparison:

• Pöytäkirja lähetetään… – The minutes will be sent… (impersonal / passive, agent not specified)
• Lähetämme pöytäkirjan… – We will send the minutes… (explicit we)

What’s the difference between kaikille osallistujille and jokaiselle osallistujalle in this sentence?

Both describe that everyone gets it, but the nuance differs slightly:

• kaikille osallistujille
  – to all participants
  – focuses on the group as a whole

• jokaiselle osallistujalle
  – to each participant
  – highlights each individual receiving it separately

In practice, both would work here:

• Pöytäkirja lähetetään kaikille osallistujille…
• Pöytäkirja lähetetään jokaiselle osallistujalle…

The meaning is nearly the same; kaikille osallistujille is a bit more neutral and common in this kind of sentence.