A trip to the bank or a government office is where three of Polish's most "grown-up" grammar points converge in one conversation: the polite conditional for softening a request (chciałbym "I would like"), the instructional infinitive for impersonal directions (proszę wypełnić "please fill out", należy podpisać "one must sign"), and potrzebować + genitive for stating what you need. Layer on the obligatory pan/pani address and the bureaucratic vocabulary, and you have the register of real Polish administration. Master this scene and you can hold your own at a counter — okienko — where the language is formal, the instructions impersonal, and every form has its own verb.
The exchange is between a customer (Klient) and a bank clerk (Urzędniczka), in the consistently formal third-person pan/pani register that all official Polish interaction uses by default; see the pan/pani formality system.
The dialogue
Dzień dobry. W czym mogę pomóc?
Good morning. How can I help you? (lit. in what can I help)
Dzień dobry. Chciałbym założyć konto osobiste.
Good morning. I'd like to open a personal account.
Oczywiście. Czy ma pan przy sobie dowód osobisty?
Of course. Do you have your ID card with you, sir?
Tak, proszę bardzo. Czy potrzebuję jeszcze jakiegoś zaświadczenia?
Yes, here you are. Do I need any other certificate as well?
Nie, do założenia konta wystarczy dowód. Proszę wypełnić ten formularz.
No, for opening an account an ID is enough. Please fill out this form.
Czy mam wpisać też numer telefonu?
Should I enter my phone number too?
Tak, proszę podać numer telefonu i adres e-mail. Należy wypełnić wszystkie rubryki.
Yes, please give a phone number and email address. All the fields must be completed.
Już wypełniłem. Gdzie mam się podpisać?
I've filled it in already. Where should I sign?
Proszę podpisać na dole, w dwóch miejscach. Tutaj i tutaj.
Please sign at the bottom, in two places. Here and here.
A czy mógłbym od razu złożyć wniosek o kartę?
And could I file an application for a card straight away?
Naturalnie. Wniosek rozpatrzymy w ciągu trzech dni roboczych.
Naturally. We'll process the application within three working days.
Dziękuję bardzo za pomoc. Do widzenia.
Thank you very much for your help. Goodbye.
Grammar in this dialogue
The polite conditional — chciałbym, mógłbym
The customer never says the blunt chcę "I want" or mogę "I can". He uses the conditional: Chciałbym założyć konto ("I would like to open an account") and Czy mógłbym złożyć wniosek? ("Could I file an application?"). The conditional is built with the movable particle -by- plus the gendered past-tense stem: chciał-by-m (I, masc.), chciał-a-by-m (I, fem.), mógł-by-m, mogł-a-by-m. Its job here is pure politeness — it lifts a request out of the realm of demand into the realm of the hypothetical, exactly as English "would like / could" does. In an official setting, chcę and mogę sound abrupt; the conditional is expected.
Chciałabym złożyć reklamację. (said by a woman)
I'd like to file a complaint. (feminine: chciał-a-by-m)
Czy mogłaby pani powtórzyć ostatnie pytanie?
Could you repeat the last question, madam? (mogł-a-by + pani)
Note the agreement: a woman says chciałabym, mogłabym; the -by- attaches to the gendered -ł-/-ła- stem. The full mechanics are on the conditional with -by. The pairing with pan/pani (mógłby pan, mogłaby pani) is the standard formal-request frame.
The instructional infinitive — Proszę wypełnić, należy podpisać
The clerk gives every instruction impersonally, never with a direct command "you". Two devices do this:
- Proszę + infinitive. Proszę wypełnić ("please fill out"), proszę podać ("please give"), proszę podpisać ("please sign"). The verb stays in the bare infinitive; proszę ("I ask/please") makes it a courteous, impersonal request. This is the register of counters, forms, and public notices.
- należy + infinitive. Należy wypełnić wszystkie rubryki ("all the fields must be filled in", lit. "one ought to fill in all the fields"). Należy is an impersonal "one must / should", taking a bare infinitive and naming no subject — the hallmark of written regulations and official speech.
Proszę wypełnić formularz drukowanymi literami.
Please fill out the form in block capitals. (proszę + infinitive)
Należy zachować potwierdzenie do końca miesiąca.
The confirmation must be kept until the end of the month. (należy + infinitive, impersonal)
The genius of this construction for a learner is that it sidesteps the whole question of who does the action — you don't conjugate, you don't choose ty vs pan, you just attach an infinitive. This impersonal-instruction register is treated fully on official and administrative register.
potrzebować + genitive — what you need
The customer asks Czy potrzebuję jeszcze jakiegoś zaświadczenia? ("Do I need any other certificate?"). The verb potrzebować ("to need") governs the genitive, not the accusative — potrzebuję zaświadczenia (genitive of zaświadczenie), potrzebuję pomocy (gen. of pomoc), potrzebuję czasu (gen. of czas). This is one of the high-frequency verbs that takes the genitive directly, in the family of szukać "look for", używać "use" and słuchać "listen to"; see verbs that take the genitive.
Do tego wniosku potrzebuję zaświadczenia o zarobkach.
For this application I need a certificate of earnings. (potrzebować + genitive)
Potrzebuję pana podpisu i numeru konta.
I need your signature and account number, sir. (genitive: podpisu, numeru)
Watch the contrast with English, which takes a plain object ("I need a certificate"): Polish marks the needed thing as genitive. The verb sits beside musieć "must" in the must/need cluster on musieć vs potrzebować, but only potrzebować governs the genitive.
Czy mam…? — "should I / am I to…?"
Twice the customer checks his next step with Czy mam wpisać…? and Gdzie mam się podpisać?. Here mieć ("to have") plus an infinitive does not mean possession — it means "am I to / should I", asking for instruction or permission about an expected action. Czy mam podać numer? = "Should I give the number?"; Gdzie mam usiąść? = "Where should I sit?". This is the natural, deferential way to ask "what's the next step?" at a counter.
Czy mam czekać tutaj, czy podejść do okienka numer trzy?
Should I wait here, or go up to window number three?
The bureaucratic vocabulary
The scene is dense with the fixed administrative lexicon — learn these as set items:
- założyć konto — to open an account; złożyć wniosek o + accusative — to file an application for ("o kartę")
- wypełnić formularz / rubryki — to fill out a form / the fields; podać — to give, state (data)
- dowód osobisty — ID card; zaświadczenie — certificate; potwierdzenie — confirmation, receipt
- rozpatrzyć wniosek — to process/consider an application; dni robocze — working days; okienko — service window/counter
Żeby złożyć wniosek o dowód, trzeba podać aktualny adres.
To file an application for an ID, one must give a current address. (złożyć wniosek o + acc.; trzeba + infinitive)
Note złożyć wniosek o + accusative: you apply o coś ("for something") in the accusative — o kartę, o dowód, o kredyt — even though potrzebować nearby takes the genitive. The two governments sit side by side and must be kept apart.
Common mistakes
❌ Chcę założyć konto. (at the counter, opening the request)
Too blunt for an official setting — the polite conditional is expected: Chciałbym założyć konto.
✅ Chciałbym założyć konto.
I'd like to open an account.
❌ Czy potrzebuję jakieś zaświadczenie?
Wrong case — potrzebować takes the genitive, not the accusative.
✅ Czy potrzebuję jakiegoś zaświadczenia?
Do I need any certificate?
❌ Proszę wypełnia pan formularz.
Incorrect — the polite instruction is proszę + infinitive, not a conjugated form.
✅ Proszę wypełnić formularz.
Please fill out the form.
❌ Chciałbym złożyć wniosek o karty.
Wrong case — złożyć wniosek o takes the accusative: o kartę (singular).
✅ Chciałbym złożyć wniosek o kartę.
I'd like to file an application for a card.
❌ Czy ma pan dowód osobisty z sobą? (for 'with you')
Unidiomatic — 'on you / with you' is przy sobie, not z sobą here.
✅ Czy ma pan przy sobie dowód osobisty?
Do you have your ID card on you?
Vocabulary and phrase note
- W czym mogę pomóc? — "How can I help?" (the standard counter opener)
- Chciałbym / Chciałabym + infinitive — "I'd like to…" (polite conditional, gendered)
- Czy mógłbym / mogłabym…? — "Could I…?"; Czy mam…? — "Should I / am I to…?"
- Proszę + infinitive — polite instruction; należy / trzeba + infinitive — impersonal "one must"
- potrzebować + genitive — to need; złożyć wniosek o + accusative — to apply for
- w ciągu + genitive — within (a period): w ciągu trzech dni "within three days"
Now practice Polish
Reading grammar gets you part of the way. The exercises are where it sticks — free, no signup needed.
Start learning Polish→Related Topics
- Official and Administrative PolishC1 — The urzędowy register of forms, contracts and notices — its impersonal, nominal, agentless grammar decoded for learners who only know conversational Polish.
- The Conditional: -by and the Movable ParticleB1 — The Polish conditional is the past -ł form plus the particle by plus a personal clitic — robiłbym 'I would do' — and the by is movable, hopping onto a fronted word or conjunction (Chętnie bym to zrobił, gdybym, żebyś).
- potrzebować — to needB1 — Full conjugation of potrzebować ('to need'), an imperfective -ować verb, plus the key insight that it governs the genitive (potrzebuję pomocy 'I need help', potrzebuję lekarza 'I need a doctor') — and how it differs from musieć ('must').
- Formality: ty versus pan/paniA1 — The core Polish politeness system — informal ty with a 2nd-person verb versus formal pan/pani/państwo with a THIRD-person verb — and when to switch.
- Verbs That Take the GenitiveB1 — The high-frequency Polish verbs — szukać, potrzebować, używać, słuchać, uczyć się, bać się — whose object is genitive, not accusative.